Reduser risiko for klager ved anbudskonkurranser for gatelysanlegg

Det er en kjensgjerning at det ofte klages i åpne anbudskonkurranser om anskaffelse av utendørsbelysning og gatelysanlegg. Årsaken til dette kan være flere og sammensatt. Her går vi gjennom noen av gjengangerne som i vår erfaring ofte fører til klager, samt fire råd til en ryddig anbudskonkurranse og tilbudsprosess for kommunens gatelys.

Dersom Klagenemnda for offentlige anskaffelser finner at en klage i en anbudsprosess er berettiget, fører det ofte til én av to ting:

1. Oppdragsgiver velger å starte anbudsprosessen på nytt
2. Klager krever erstatning hvis kontrakt allerede er signert med anbudsvinner

Dette er naturligvis uheldig bruk av kommunens tid og penger, og oppstår ofte på grunn av manglende kompetanse om eget anlegg, mangelfulle beskrivelser eller tidspress.

Les også: Ansvar og krav til eiere av veilys og belysningsanlegg

Eksempler på grunnlag for klager:

• Manglende dokumentasjon og sertifiseringer tilknyttet valgt leverandør (anbudsvinner)
• Henvisning til dokumenter som ikke ligger vedlagt anbudet
• Gjenbruk av utdatert beskrivelse som ikke samsvarer med dagens utfordringer eller regelverk
• Tvetydig ordbruk i beskrivelsen som åpner for tolkning av hvordan tilbudet skal utformes

Dette er selvsagt bare noen få eksempler, men viser også hvor bredt spenn en klage kan baseres på.

Regelverket som skal følges ved anbudsprosesser for kommunalt gatelys og belysning

Aktører som benytter offentlige midler, skal forholde seg til Lov om offentlig anskaffelser (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Det er primært disse regelverkene, og tidvis Forsyningsforskriften, som legges til grunn når Klagenemnda for offentlige anskaffelser konkluderer i innklagede saker.

Hele regelverket skal naturligvis følges, men her har vi trukket frem noen punkter som vi ofte ser at fører til klager ved åpne anbudskonkurranser om anskaffelse av belysning og gatelysanlegg*:

1. Krav til konkurranse (LOA § 5 annet ledd og FOA § 3‐1 første ledd) er et grunnleggende prinsipp innenfor offentlige anskaffelser, og gjelder altså for alle anskaffelser uansett verdi.
   
   
2. Prinsippet om forholdsmessighet (FOA § 3‐1 femte ledd) sier at kravet til konkurranseform øker med verdien av anskaffelsen.
   
   
3. God forretningsskikk: Innkjøper skal opptre aktsomt og profesjonelt på alle stadier av anskaffelsesprosessen. Saksbehandlingen skal være forsvarlig og saklig, og gjennomføres økonomisk og ressurseffektivt. LOA § 5 første ledd.
   
   
4. Likebehandling og ikke-diskriminering: Alle leverandører skal behandles likt gjennom hele anskaffelsesprosessen. Det er ikke tillatt å diskriminere på bakgrunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet. Dette innebærer at det ikke kan fastsettes kriterier eller krav, foretas handlinger eller unnlatelser, som gjør at noen leverandører favoriseres fremfor andre. Kravet forbyr enhver form for forskjellsbehandling. Et eksempel på skjult forskjellsbehandling vil være hvis det stilles krav om lokal tilstedeværelse for leverandøren, der dette objektivt sett ikke er nødvendig. Alle leverandørene skal ha samme informasjon og til samme tid. LOA § 5 første ledd og FOA § 3‐1 annet ledd.
   
   
5. Forutberegnelighet: Anskaffelsesprosessen skal være forutsigbar for leverandørene. Dette prinsippet omfatter for eksempel plikten til å informere markedet om hvordan anskaffelsen skal gjennomføres (prosedyre), hvilke kvalifikasjonskrav som stilles, og hva oppdragsgiver vil vektlegge i tildelingsfasen. LOA § 5 tredje ledd og FOA § 3‐1 fjerde ledd.
   
   
6. Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet: Oppdragsgiver skal kunne dokumentere hva som har skjedd gjennom anskaffelsesprosessen. Det stilles krav til protokollførsel for anskaffelser over kr 100 000 eks. mva., og oppdragsgiver plikter å informere om hvilken leverandør som er valgt og bakgrunnen for valget. LOA § 5 tredje ledd og FOA § 3‐1 syvende ledd.

Gatelysanlegg er komplekst, ofte med mange forskjellige type tenninger, forskjellig type utstyr og forskjellige leverandører.

Ved utforming og utlysning av en anbudskonkurranse og tilbudsprosess for kommunens gatelys kan det derfor være lurt å huske på disse fire rådene.

1. Vær tidlig ute med anbudsbeskrivelsen

Som eier av kommunens gatelys er det viktig å være tidlig ute med anbudsbeskrivelsen. både for å gi dere selv nok tid til å utvikle gode anbudsbeskrivelser, men også for å gi entreprenørene rimelig tid til å levere gjennomførte tilbud, uten mangler som kan føre til klager.

Dere må selvsagt forholde dere til utløpsdatoen for nåværende kontrakt, men oppstartdato for selve anbudsprosessen bestemmer dere selv.

Joda, både store og små entreprenører vil være i stand til å hive seg rundt og levere tilbud med kort frist – selv midt i fellesferien. Hvorvidt dét er optimalt for alle parter, er dog en helt annen sak.

Hvis det er ønskelig med oppstart 1. januar kan en ideell tidslinje se slik ut:

• Mai: Start med anbudsbeskrivelsen
• August: Legg ut beskrivelsen til anbud
• Oktober: Frist for innlevering av tilbud fra entreprenør
• November: Utlys anbudsvinner og send ut tildelingsbrev
• Desember: Signer kontrakt

Ikke bare får samtlige parter da nok tid til å utvikle gode beskrivelser og tilbud, men det tas også høyde for 14 dagers klagefrist og gis noe rom for en eventuell klageprosess før oppstart.

Les også: 7 tips til effektiv drift og forvaltning av kommunens belysningsanlegg

2. Kartlegg kommunens behov og krav

For å kunne beskrive anlegget korrekt, slik at anbydere får oppdatert informasjon, er det viktig å være satt inn i hva kommunen eier og hvor anleggene er plassert. Dette kan dere kartlegge selv eller bruke en konsulent til å bistå med, men hvis dere har en gatelysansvarlig så er dette en gylden mulighet for den ansvarlige å gjøre seg godt kjent i anlegget.

Uansett hvilken fremgangsmåte som er riktig for dere, er kartleggingen viktig for å se hvor skoen trykker og bedre forstå hva som trengs av investeringer for å vedlikeholde og eventuelt oppgradere. 

3. Lag en gate- og veilysnorm som gjelder for hele kommunen

En gate- og veilysnorm kan inneholde alt fra hva slags farger og høyde kommunens veilysmaster skal ha i henhold til f.eks. boligområder, sentrum og lysløyper – til hvilke belysningskrav dere stiller og til f.eks. type kabler, materialer, armaturer eller fremgangsmåter.

For å utarbeide en norm for belysning er det viktig å ikke benytte en gammel prosjektbeskrivelse. Sjansen er stor for at forskriftene er endret siden den gang, og brått står dere i fare for sikkerhetsbrudd. Rådfør dere gjerne med entreprenører som drifter og vedlikeholder gatelysanlegg.

Når gate- og veilysnormen er utarbeidet bør den legges til grunn for anbudet.

4. Vær tydelige på hva kommunen etterspør og innkall gjerne anbudsdeltakere til befaring

Ikke ha kun økonomi som tildelingskriteria, men få gjerne leverandørene til å beskrive oppdraget og gjennomføringen med egne ord slik at du vet at de har forstått oppgaven og at kommunen får det de virkelig ønsker.

Spesifiser oppgaven nøye i anbudsbeskrivelsen, og del gjerne opp i flere poster hvis det er nødvendig. Det holder ikke å skrive at du skal ha gatelys – du bør også skrive at du skal ha gatelys i henhold til hvilken norm.

Plukk ut et «typisk område» og avhold en tilbudsbefaring for å eksemplifisere hva kommunen ønsker. Gjerne ved å reise ut til et eksisterende boligområde med gatelysanlegg som kommunen eier. Poengter hvordan dere vil ha det, eller ikke vil ha det. Kanskje er det viktig med tennskap sentralt plassert for å slippe å ha for mange av dem på ett boligområde? Kanskje ønsker dere metallfundament istedenfor betongfundament? Jo mer informasjon dere kan tydeliggjøre i oppstarten av anbudsprosessen, jo større er sjansen for bedre tilbudsbeskrivelser.

Som elkraftentreprenør, med lang erfaring innen drift og vedlikehold av vei-, gate- og annen utendørsbelysning – samt god kompetanse innen kabelfeilsøking og jordfeildetektering – ønsker vi i Nettpartner at våre kunder skal stille strenge krav til oss. Både i anbudsprosessen, så vel som i utførelsen av oppdraget.

Ikke nøl med å ta kontakt hvis det er noe vi kan bistå med – og lykke til med sesongens anbudsarbeid!

*punktene er hentet fra Innovasjon Norges «Veiledning for offentlig innkjøp og mal konkurransegrunnlag» som igjen er basert på Forsynings- og administrasjonsdepartementets «Veileder til reglene om offentlig anskaffelser».